Mengelola payroll merupakan hal krusial. Bagaimana tidak, gaji merupakan alokasi biaya terbesar dalam perusahaan.
Di sisi lain, masalah payroll bukan hanya bagaimana Anda membayar gaji karyawan per-jam atau per-bulannya.
Lebih dari itu, dalam gaji juga terdapat pinjaman, benefit, pajak, atau bahkan biaya-biaya lainnya yang bisa saja luput dari jangkauan perhatian HR selama ini.
Hal-hal itu yang membuat sistem penggajian menjadi lebih rumit dan hal yang perlu Anda lakukan adalah mengefisiensi proses payroll tersebut.
Daftar Isi
Kenapa Efisiensi Sistem Payroll itu Perlu?
Seperti yang telah dibahas sebelumnya, payroll bukan sekedar gaji dan banyak hal atau elemen yang seringkali membuat proses payroll itu begitu rumit.
Di samping itu, proses payroll yang efisien akan mempengaruhi SDM dan biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam operasional bisnis.
Dari segi SDM, perusahaan bisa lebih berfokus untuk mengembangkan karyawan yang nantinya bisa berpengaruh terhadap bottom-line bisnis.
Sedangkan dari segi biaya, perusahaan bisa lebih memangkas biaya yang terkait dengan tenaga kerja.
Misalnya perusahaan tidak perlu lagi mengganggu arus kas hanya untuk memberikan benefit karyawan, biaya turnover, atau biaya yang sebenarnya tidak perlu dikeluarkan akibat dari pengelolaan gaji yang tidak efisien.
Lalu, bagaimana cara menciptakan sistem payroll yang efisien?
Cara Membuat Sistem Payroll Anda Lebih Efisien
Berikut cara membuat sistem payroll perusahaan Anda lebih efisien.
1. Integrasi dalam Satu Sistem
Biasanya, sistem payroll konvensional memisahkan bagian-bagian pekerjaan payroll.
Hal ini terlihat dari bagaimana banyak perusahaan memisahkan pekerjaan payroll, HRD, benefit dan juga HR legal.
Padahal, semua itu bisa dilakukan oleh satu atau dua orang dengan mengintegrasikan pekerjaan-pekerjaan tersebut dalam satu sistem.
Dengan melakukan integrasi beberapa pekerjaan HR dalam satu sistem akan mempermudah manajemen HR untuk mengelola data karyawan dari A hingga Z tanpa memakan waktu dan error.
Pengintegrasian tersebut hanya bisa dilakukan apabila Anda mengandalkan software payroll.
Software payroll memungkinkan perusahaan untuk bisa mengintegrasikan data absensi karyawan dengan perhitungan gaji, pajak, potongan, insentif, dan benefit dalam satu langkah.
Jadi, manajer HR tidak perlu melakukan rekonsiliasi data secara manual yang memakan waktu dan berisiko.
2. Evaluasi Workflow Sistem Payroll
Sebelum menggunakan software payroll, sebaiknya perusahaan juga melakukan evaluasi workflow sistem payroll yang sudah ada.
Secanggih apapun teknologi payroll, manusia dalam hal ini manajer HR juga masih berperan penting dalam membangun sistem payroll. Oleh karena itu evaluasi workflow penting.
Periksa bagian apa yang memang perlu dioptimasi dengan software payroll dan bagian apa yang membutuhkan kontrol dari manajer HR.
Misalnya hal-hal berulang dan sering mengalami kesalahan seperti perhitungan gaji, bonus, pengajuan cuti, dan lembut. Hal-hal seperti itu membutuhkan otomasi namun juga perlu pengawasan dari manajer HR.
3. Libatkan Karyawan
Inti dari efisiensi sistem payroll perusahaan adalah semua pekerjaan HR tidak dilakukan oleh bagian HR saja, namun juga melibatkan karyawan keseluruhan.
Apa maksudnya?
Contohnya pengajuan cuti. Pada sistem konvensional, segala dokumen, persetujuan, dan pencatatan dilakukan oleh manajer HR.
Berbeda dengan sistem otomatisasi payroll yang lebih efisien dimana karyawan mengisi sendiri formulir pengajuan cuti dan proses persetujuan langsung diterima oleh karyawan melalui smartphone.
Istilah seperti ini biasa disebut dengan employee self-service atau sistem layanan mandiri karyawan.
4. Otomatisasi Pembayaran Gaji
Sistem penggajian yang efisien tidak hanya berhenti pada perhitungan gaji. Namun juga proses pembayaran gaji.
Kini banyak bank dan pihak penyedia software payroll yang menyediakan pembayaran gaji otomatis.
Anda tidak perlu lagi menyetor secara manual gaji karyawan yang cukup memberikan risiko terhadap ketepatan waktu pembayaran gaji.
Dengan sistem pembayaran gaji otomatis, perusahaan bisa mengirimkan gaji kepada karyawan dengan cepat dan prosesnya pun bisa dilacak secara real-time.
