Meskipun ada ratusan artikel dan publikasi tentang manajemen waktu, banyak di antaranya berkaitan dengan individu. Ketika Anda dapat meningkatkan cara melacak waktu untuk diri sendiri, tidak berarti Anda mampu melakukannya dengan baik ketika kami diminta untuk melacak waktu sebagai sebuah tim. Hal ini membutuhkan pola pikir dan pendekatan yang sedikit berbeda.
Untuk membantu Anda mengetahui cara melacak dan mengelola waktu dalam sebuah tim, atau jika Anda hanya ingin meningkatkan diri, berikut beberapa tips yang dapat dilakukan.
Daftar Isi
1. Lacak Waktu dan Keberadaan Setiap Karyawan
Anda dapat mulai meningkatkan manajemen waktu karyawan dengan meminta mereka melacak waktu secara individual. Setiap orang harus mulai bertanggung jawab atas penggunaan waktu mereka sendiri sebelum mereka dapat benar-benar berkontribusi pada manajemen waktu seluruh tim.
Misalnya, di Talenta sebagai aplikasi manajemen waktu, manajer tim dapat menyiapkan proyek dan pencapaian penting untuk kemajuan tim. Sejak saat itu, ketika setiap anggota tim melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang diberikan melalui aplikasi.
Untuk melihat bagaimana Talenta dapat membuat kemajuan proyek yang terdokumentasi dengan baik, Anda dapat pergi ke fitur penugasan.
Juga disarankan untuk melacak waktu selama sekitar dua minggu atau bahkan sebulan, untuk mempelajari tentang kebiasaan pelacakan waktu karyawan Anda dan bagaimana mereka menghabiskan waktu kerja. Anda dapat lakukan https://www.talenta.co/en/solution/time-management/ sekarang juga.
Ini juga satu-satunya cara untuk mendapatkan informasi yang lebih rinci tentang bagaimana setiap anggota memilih untuk mengatur waktu mereka, dan bagaimana hal itu mencerminkan seluruh tim. Dari data yang terkumpul tersebut, Anda dapat mulai melakukan perubahan dan perbaikan.
2. Buat Ikhtisar Beban Kerja
Sebagai langkah kedua, ada baiknya untuk memahami apa yang perlu dilakukan setiap karyawan sebagai bagian dari deskripsi pekerjaan mereka. Berapa banyak tugas kasar yang mereka miliki, mana yang merupakan investasi waktu terbesar mereka, dan mana yang membutuhkan waktu paling sedikit untuk mereka lakukan. Tugas tambahan yang mencakup beban kerja tetapi sering diabaikan:
- memberi feedback,
- melatih karyawan baru,
- membuat presentasi,
- mengatur pertemuan,
- komunikasi klien,
- mengirim email, dll.
Mulailah dengan memangkas beban di area tersebut terlebih dahulu. Jika Anda dan karyawan memperhatikan bahwa tugas-tugas tertentu yang tidak penting menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang diperlukan, hentikan saja.
Ambil pertemuan, misalnya.
Seringkali Anda menghadiri pertemuan yang topiknya tidak menjadi perhatian setidaknya sepertiga orang yang hadir. Waktu dan energi mereka terbuang percuma untuk mendengarkan data dan percakapan yang tidak memengaruhi mereka. Hal yang sama berlaku untuk rantai email atau diskusi ruang obrolan.
Terakhir, meskipun kolaborasi adalah manfaat dari tim yang berkinerja tinggi, perhatikan anggota tim yang mulai melakukan lebih banyak pekerjaan orang lain. Jika mereka menghabiskan sepanjang hari untuk memadamkan api kecil, dan kemudian bekerja lembur, ada ketidakseimbangan besar dalam beban kerja, dan perlu ditangani sesegera mungkin.
3. Jangan Hanya Fokus pada Manajemen Waktu Kerja
Cara lain yang berguna untuk melatih manajemen waktu tim yang lebih baik adalah dengan memasukkan manajemen waktu individual setiap karyawan. Beri tahu tim bahwa memperbaiki kebiasaan mereka di tempat kerja adalah praktik baik yang dapat berguna dalam kehidupan pribadi mereka.
Pelatih produktivitas Matt East telah menyajikan cara termudah manajemen waktu kerja. Dia percaya bahwa menjawab hanya sepuluh pertanyaan dapat membuat orang berpikir tentang bagaimana mereka memprioritaskan waktu dan tugas mereka.
Jika Anda memiliki kesempatan, buatlah selebaran dengan pertanyaan-pertanyaan ini, dan mintalah tim untuk mempertimbangkannya selama satu atau dua hari.
Baca Juga : Manajemen Inventory Terbaik, Temukan Solusinya Disini
Kemudian diskusikan jawaban mereka untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang prioritas masing-masing dan bagaimana Anda dapat bertemu satu sama lain di tengah jalan ketika harus mengatur waktu sebagai sebuah tim.
- Jika saya bisa mencapai satu hal hari ini, apakah itu?
- Apa hal terpenting kedua?
- Apa hal terpenting ketiga?
- Apa yang masih harus dilakukan setelah ketiga hal itu?
- Tugas apa yang bisa saya delegasikan kepada orang lain?
- Apa saja tugas lain yang sedang dikerjakan orang lain dan membutuhkan perhatian saya?
- Tindakan apa hari ini yang akan membuat saya lebih dekat dengan tujuan saya?
- Apa satu hal yang bisa saya selesaikan, yang akan membuat saya merasa produktif dan bahagia di penghujung hari?
- Bagaimana cara mengurangi tingkat stres saya hari ini?
- Hubungan mana dalam hidup saya yang paling membutuhkan energi saya hari ini? (hubungan kerja, keluarga, teman, pasangan, dll)
Meskipun beberapa pertanyaan cukup mudah, yang lainnya tidak. Sebaliknya, mereka memberikan pemahaman yang baik tentang bagaimana orang menghabiskan energi mereka, yang pada gilirannya, mempengaruhi hubungan mereka dengan waktu dan prioritas.
Ketika seseorang menghabiskan sepanjang pagi berdebat dengan pasangannya, kemungkinan besar mereka akan terlalu lelah untuk fokus pada hubungan kolaboratif dengan rekan kerja.
Mengetahui bagaimana menggunakan bantuan energi emosional mereka dalam manajemen waktu juga.
4. Perkenalkan Aplikasi Manajemen Waktu kepada Karyawan
Sekarang, kita tidak bisa melupakan bahwa manajemen waktu juga membutuhkan bantuan dari luar. Aplikasi, platform, dan layanan, semuanya ada untuk membantu individu atau karyawan sebagai tim yang kesulitan. Aplikasi pun digunakan untuk analisis, peningkatan, dan bahkan sebagai pintasan yang menghilangkan tugas-tugas kasar.
Seperti Talenta, yang memiliki beberapa fitur utama. Mulai dari absensi online, penggajian online, pengelolaan data HR, hingga pengelolaan tunjangan karyawan. Semua terotomatisasi dan diperbarui secara realtime. Dengan Talenta, manajer dan tim mana pun dapat meningkatkan manajemen waktu mereka. Yuk, segera lakukan download software attendance management sekarang juga.
