Berinvestasi pada transformasi sistem HRD memang menjadi prospek yang mengkhawatirkan di kondisi terancam resesi seperti ini. Namun, pandemi Virus COVID-19 mengganggu operasional bisnis di seluruh dunia. Tak terkecuali Human Resource (HR). Dalam beberapa hal, pandemi adalah waktu terburuk bagi bisnis untuk membeli atau memperbarui sistem HRD dengan aplikasi, tetapi di sisi lain, hal ini juga bisa menjadi waktu terbaik.
Seperti Dave Rietsema, salah satu praktisi HR yang berbagi pengalaman dan kesalahannya selama berprofesi sebagai HR, yang juga membahas topik pembaruan sistem HRD yang baik selama pandemi. Simak ulasan berikut ini.
Daftar Isi
Menerapkan Sistem HRD Baru
Langkah pertama adalah mengevaluasi kembali apakah sistem HRD saat ini berfungsi dengan baik atau tidak. Apakah sistem sudah dioptimalkan sehingga membuat HR perusahaan bekerja lebih optimal dan lebih memikirkan hal strategis daripada operasional saja.
Jika perusahaan sudah menggunakan HRIS alih-alih proses manual, mungkin perusahaan juga dapat mengevaluasi kembali apakah ada solusi yang lebih baik jika ternyata penggunaan aplikasi saat ini tidak begitu memberikan otomatisasi dan solusi terbaik, seperti apakah mudah untuk menghubungi vendor ketika ada masalah atau fitur yang diberikan tidak lengkap sehingga HR masih gunakan proses manual untuk beberapa hal.
Menyusun Daftar Kelebihan dan Kekurangan
Setelah memutuskan bahwa menerapkan sistem baru adalah pilihan terbaik bagi perusahaan di saat pandemi, susun daftar kelebihan dan kekurangan tentang sistem HRD saat ini. Sebagian perusahaan kerap kali lupa untuk membuat list kelebihan dan kekurangan sistem saat ini.
Meskipun sistem secara keseluruhan tidak lagi berfungsi dengan baik saat pandemi, mungkin ada beberapa hal yang ingin dipertahankan dan dibandingkan dengan sistem HRD yang baru.
Daftar ini dapat membantu perusahaan dalam mencari sistem yang baru. Perusahaan juga dapat menghindari replikasi dari apa yang mereka tidak sukai dari sistem lama, tetapi juga berusaha menjaga hal-hal yang berfungsi dengan baik.
Beralih dari Proses Manual ke HRIS
Tidak setiap perusahaan sudah memiliki sistem HRIS. Banyak bisnis, terutama perusahaan kecil, lebih memilih gunakan excel daripada aplikasi HRIS untuk HRD mereka. Memang, sebagian dari mereka mengatakan bahwa biaya penerapan HRIS masih terlalu tinggi untuk bisnis kecil.
Namun, perbandingan antara jam kerja yang dihemat dengan biaya yang dikeluarkan dapat membantu Anda menunjukkan kepada pimpinan perusahaan seberapa manfaat dan investasi yang dapat diambil. Umumnya, HRIS menghemat hingga 1 jam/karyawan/hari, yang akhirnya sepadan dengan biaya yang dianggarkan.
Dampak COVID-19 pada Sistem HRD
Ketika pandemi COVID-19 melanda Amerika Serikat pada pertengahan Maret, vendor HRIS mengalami penurunan penjualan yang signifikan. Meskipun secara keseluruhan pandemi lebih banyak berdampak negatif daripada positif, tetapi ada beberapa hal yang diambil dari sistem HRD dengan menggunakan software.
Pandemi memperlihatkan betapa pentingnya sistem HRD digital, betapa panjangnya birokrasi sistem administrasi karyawan, atau terdapat beberapa cara yang menyulitkan HR ataupun karyawan.
Terlebih dengan adanya penerapan work from home, penting bagi HR untuk menggunakan HRIS yang berfungsi sepenuhnya untuk perusahaan. Perusahaan harus menemukan solusi atas komunikasi yang sulit dengan karyawan, karena meskipun komunikasi dapat secara online melalui e-mail atau apps messenger, seringkali tak efektif dan menyebabkan miskomunikasi.
Pandemi juga memberi kesempatan bagi para penyedia aplikasi untuk mengembangkan sistem mereka agar mengurangi kontak antar karyawan. Seperti kehadiran absensi online melalui smartphone masing-masing karyawan, sehingga mesin fingerprint tak lagi diperlukan.
Membeli HRIS selama Pandemi
Banyak vendor aplikasi yang menawarkan diskon atau keuntungan lebih jika perusahaan membeli HRIS saat pandemi. Pandemi menciptakan ketidakpastian, tetapi juga berpotensi menciptakan lebih banyak persaingan. Oleh karena itu, sangat menguntungkan bagi perusahaan untuk memilih sistem HRD yang baru seperti HRIS.
Pandemi juga memaksa pebisnis untuk berpikir kembali bagaimana cara menormalisasi bisnis, perusahaan yang sekarang diterapkan mungkin akan tetap berjalan setelah pandemi jika memang berjalan dengan efektif. Mungkin lebih banyak karyawan wfh, bertemu klien melalui zoom menjadi terbiasa.
Jika proses dan sistem HRD saja sudah baik ketika pandemi, maka perusahaan juga dapat menangani perubahan permanen ketika dunia kembali normal.
Mempersiapkan Implementasi
Ketika perusahaan beralih dari satu HRIS ke yang lain atau baru saja mengadopsi HRIS pertama kalinya, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan.
Pertama, pastikan semua file dan dokumen sudah terdigitalisasi dan pastikan data digital sudah akurat. Pertimbangkan juga apakah data-data lama yang sebetulnya sudah tak diperlukan diinput ke sistem HRD yang baru atau tidak.
Mencoba Demo Gratis
Sebetulnya, hal ini dapat perusahaan lakukan sebelum membeli. Perusahaan dapat menggunakan demo gratis sistem HRD yang baru seperti Talenta. Dalam demo gratis Talenta, Anda dapat mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana sebenarnya sistem bekerja dalam proses HR perusahaan.
Tidak lupa juga membaca testimoni dan rekomendasi dengan tetap memperhatikan biaya dan ROI yang akan didapatkan.
Talenta adalah salah satu sistem HRD digital Indonesia yang membantu HR perusahaan memudahkan proses HR mulai dari absensi, pengajuan cuti & lembur, reimbursement, hingga perhitungan penggajian. Segalanya otomatis dan online.
